業務への影響を最小限にとどめ、働きやすい環境を模索したオフィス移転の成果！ープロジェクト賞受賞者インタビュー

ギークスグループでは半期に一度、全社員が集まる全体会議において、活躍したメンバーに贈られる賞「Buddy賞」の授賞式が行われます。

今期は「プロジェクト賞」が新設され、10月22日（金）に開催された全体会議では、2021年度上期のプロジェクト賞も表彰されました。プロジェクト賞は、チーム一丸となって「挑戦」「楽しむ」「成長」のギークスサイクルを体現し、「10の心得」を実践するなど組織に貢献したプロジェクトに贈られます。

今回は、受賞した3プロジェクトのうち、2021年7月に今までの本社オフィスからWeWorkへの移転を進めた「本社移転プロジェクト」をご紹介します。

本社オフィス移転プロジェクトとは？

ギークスグループでは、フレックスタイム制やリモートワークの導入など、メンバー一人ひとりの生産性を高め、多様な働き方に合わせた環境づくりを行ってきました。

ポストコロナ社会においても、多様な働き方を推進していこうという中で、事業規模に応じたオフィスサイズの柔軟性の確保、出社するメンバーに対する利便性や職場環境の充実を目指し、2021年7月にWeWork渋谷スクランブルスクエアへと移転しました。

ギークスグループには、IT人材事業・ゲーム事業・x-Tech事業・シードテック事業という4つの事業があり、それぞれが求める職場環境、業務上必要なデバイスやツールなどに違いがあります。そのひとつひとつのニーズを汲み取りつつ、「働き方の多様化に対応すること」を目的としたオフィス移転を実現したのが、今回プロジェクト賞を受賞した「本社移転プロジェクト」でした。

また、今回のオフィス移転ではSDGsへの取り組みも兼ねて「引っ越しごみを減らすこと」を重要視しました。

ごみを減らすためにモノを循環させる、という発想のもと、移転によって不要になるものをチャリティ活動に寄付したり、お譲りのイベントを社内で実施したりと、社会性とエンタメ性を活用しながら、メンバーの多くが前向きに楽しく準備が進められるオフィス移転へと導きました。

プロジェクトメンバーの喜びの声

▲壇上でスピーチするコーポレートデザイン部 Matsushima

ここからは、プロジェクト賞を獲得した「本社移転プロジェクト」のメンバーに聞いた、受賞した今の気持ちやプロジェクトで注力したこと・工夫したことなどをお伝えします。全体会議でスピーチを行った、Matsushima・Hagiwaraを中心に話を伺いました。

ー受賞が発表されたときのお気持ちを教えてください！

Matsushima：「選ばれてびっくりした！」というより、「選ばれて良かった」という安心感のほうが強かったかもしれません。移転は全社を挙げた取り組みでしたし、誰もが知っているイベントでした。プロジェクト賞は、プロジェクトに携わったメンバー自身がエントリーし（Matsushimaがエントリー）、その中から選出されるので、選ばれなかったらどうしよう…とプロジェクトそのものの責任を感じながら、発表を待っていました。

Hagiwara：とても嬉しかったです。ただ、どんな取り組みを行ったとしても、移転はメンバー全員の協力がなければ成し遂げられなかったことです。管理本部からの依頼にご対応いただいた各事業部の移転担当の方々をはじめ、プロジェクトごとにタスクや工程をまとめてくださる方々、イベントに楽しく参加いただいた皆さんのおかげで、スムーズに終えることができたと思いますので、メンバー全員に感謝したいです。

ープロジェクトで「やりがいを感じたこと」について教えてください。

Matsushima：私の担当は、総務としての新オフィス設計と、旧ビル返却のための撤去作業、そして、メンバーへの作業依頼の案内を行うことでした。メンバーへの案内は社内チャットツールを使って実施したのですが、「1つの案内（投稿）で1つの作業をお願いする」という形式で、何をいつまでにやってほしいのか明確に伝えられるように心がけていました。メンバーからの想定質問を幅広く考え、それらを網羅できるように発信することは難しくもあり、やりがいでもありました。

また、新オフィスでの防災用品・防災備蓄の配置等の設計を一任されていたので、どうすればグループ全体の防災レベルを下げず、限られた場所の中で実現できるか、アイデアを練る機会が多くあったなと思います。総務として、バックオフィスとしての思考を鍛えられるいい機会となりました。

また、SDGsへの取り組みの一環として行った「思い出の品プレゼントイベント」では、1人でも多くのメンバーに思い出の品が行き届くよう、当選者が偏らないように微調整をしたことはここだけの内緒の話です。

Hagiwara：単にオフィス移転と言っても、様々な業務・メンバーが絡み合い、かつ膨大な量の作業があるものです。その中で、コスト削減や働きやすい環境作りなどが求められるため、大変ではあるものの、この機会を良いチャンスだと捉え、ただの移転で終わらせないことが重要だと考えていました。

移転先が従来の固定オフィスではない点で戸惑う事もありました。例えば、フレキシブルオフィスの活用を前提としたオフィスルールの変更などです。実際のところ、WeWorkの設備を上手く取り入れた新オフィスルールを構築でき、働きやすい環境・制度作りができたのではないかと思います。

分からないことだらけではありましたが、0→1ではなく、今ある資源を上手く活用し、コスト削減や働き方に合わせた環境作りを意識するようにしていました。無事に終えられたことにホッとしています。

ー本社移転はひと段落したと思うのですが、よりよいオフィス環境づくりへとこれからも進み続けるのでしょうか。

Matsushima：総務としてはまだまだやりたいことが残っています。7月の移転から一定期間経ち、次のステップとしては「メンバーの働きやすさの追求（＝業務への集中を高めるためのオフィス設計）」があります。いろいろとアイデアを練っていますので、下期に着実に実行していきたいと思います。

Hagiwara：現状維持だけではなく、全体最適を意識した仕組み・ルールの推進を常に行い、働きやすい・働きがいのある会社作りに注力していきたいと思います。

▲壇上でスピーチするコーポレートデザイン部 Hagiwara

MatsushimaやHagiwaraだけでなく、多くのゲーム事業（G2 Studios）のメンバーが「本社移転プロジェクト」に関わりました。その中から3人のメンバーのコメントをご紹介します。

A.N（G2 Studios）：今回、オフィス移転のタイミングで、急遽ゼロトラストの導入（情報セキュリティシステムの変更）があり、ゲーム事業側として影響範囲のインパクトが大きかったため、とにかく業務に影響が出ないように神経を使いながら進めました。オフィス移転はモノを動かすだけではないので、情報システムとしての影響範囲の精査 / 対応すべき事の精査 / 現場への協力依頼 / 外部含め各所への連絡 / 各ステップに分けての検証・切替など、実施したことは様々です。実際のところ、業務に大きな影響が起きずに進行できたと思っています。また、メンバーが各検証に協力してくれたので助かりました。

M.I（G2 Studios）：本社移転がスムーズに進むように、メンバーへの周知を漏れなく、わかりやすく記載するよう気を付けました。また、移転後のオフィスでどのような要望があがるのか、何が必要なのかを考え、事前準備を整えるよう努めました。オフィスビル間の移転ではなく、WeWorkへ移転することはすべてのメンバーにとって初めての事だったので、想像できない部分はいろいろありましたが、特に問題も起こらず、比較的スムーズに移転できたのではないかと思います。移転はしばらくないと思いますが、システムの変更等で改善を進めていきたいと思います。

A.K（G2 Studios）：まずはプロジェクトの多くに関わっていた経営管理本部の皆さまに「お疲れさまでした」とお伝えしたいです。私自身は、働き慣れた環境を変えることに不安を感じるメンバーに安心感を与え、ワクワク感を持ってもらえるように、当社の採用サイト制作の折に撮影したWeWorkの写真などを徐々に共有しました。引き続き、連携や協力をさせていただきたいと思います。

ーオフィス移転プロジェクトの皆さま、おめでとうございました！

※本記事は、2021/11/17に公開したギークス公式noteの転載記事です。