システム面で「たすけあい」を体現する、開発チームの想いとは

※本記事は、2020/9/17に公開したギークス公式noteの転載記事です。

IT人材事業本部では、今期「たすけあい」をスローガンに掲げています。このスローガンには、ITフリーランスの方々・企業様・一緒に働くメンバーなど、関わる全てのメンバーに「たすけあい」の気持ちをもって接すること、そして、安心感を届けていこうという想いが込められています。今回は、業務システムの企画・開発を担う開発チームでリーダーを務めるKunoに、システム面ではどのように「たすけあい」を体現しているのか？など話を聞きました。

開発チームが立ち上がった背景とミッションとは

開発チームは、2017年に新設されました。ITフリーランス向けの案件検索サイト「geechs job（ギークスジョブ）」のリニューアルと、顧客管理システムをSalesforceに移行という2つのプロジェクトを推進するために立ち上がったチームです。

「geechs job」のリニューアルを進める際に抱いていたのは、「ITフリーランスの方々にとって必要な情報が集まっているような便利なサイトにしたい」、「ギークスが上場する前に、上場基準を満たしたより安心して使えるシステムにしていこう」という想いでした。実現するためには手直しするよりも新しく作ったほうが速いだろうという事で、ゼロから作ることに変更になりました。

私がこのチームに異動したのは、geechs jobとSalesforceをリリースする数か月前。前任者の退職に伴いチームに加わりましたが、その時は退職者が出たことによって作業の進捗状況が芳しくありませんでした。とにかくリリースに間に合うように、関係部署と相談して優先してやっていくことを洗い出し、分からないことは自分で一生懸命調べながら、必死に進めていきました。こうして無事リリースできました。

この2つのプロジェクトを進めるために、関係部署と相談・連携している中で、事業部全体で効率化できるところや、整備していきたいところがよく見えてきました。それらを改善していこうと、開発チームの業務は広がっていきました。

社内の業務効率化を図るための取り組み

開発チームは、事業本部長直下のチームなので、事業部全体を俯瞰して見て最適化を図れるように心がけています。

そうして見ている中で感じた事業部の課題のひとつが、「属人化してしまっている業務が多く、ナレッジが溜まりにくい」ということです。以前はExcel等で管理していたため、企業様と過去どのようなやりとりがあったのか、どういう案件があったのかなどを、すぐに引き出すのが難しくなっていました。また、「分かる人に聞けば分かる」というような情報もあり、その人たちが退職してしまうと誰も分からない状態になってしまうことが考えられました。

こうした課題を解消するため、Salesforceをカスタマイズして、一人ひとりがITフリーランスの方々・企業様とのやりとりを記録して、メンバー間で共有できるようにしました。これによって、誰でも簡単に見たい数値を集計することができ、すぐに必要な情報を引き出せるようになりました。メンバーが情報を集める時間を短縮できたことで、今後のアクションを考えられる時間、ITフリーランスの方々・企業様のために費やせる時間が増えたことが、一番の効果だと思っています。

また、社内の業務マニュアルは、メンテナンスまで手が回っておらず活用されていないというようなこともありました。そこで、全員が更新しながら活用できる社内wiki「Confluence」を導入しました。

今は、それぞれのシステムをメンバーに最大限活用してもらい、さらに業務の効率化が図れるよう、「履歴を残して記録がすぐだせるようにしておくこと」や「定期的にメンテナンスすること」という考え方を部内に浸透させたり、使い方をレクチャーしたりしています。

社内システムについては、「社内で使っている人たちがユーザー」です。ユーザーに対してサービスを提供しているという気持ちで、社内のメンバーにさらに心地よく活用してもらえるように取り組んでいます。

ITフリーランスの方々・企業様に向けた取り組み

ITフリーランスの方々に向けては、より使ってもらいやすいものになるよう、マイページをアップデートしています。最近では、郵送等でやりとりをしていた紙の「作業報告書」や「支払通知書」を、マイページ上で提出・ダウンロードできるようにしました。今は、契約しているITフリーランスの方々との間で、紙でのやりとりがなくなるところまで実現できています。ゆくゆくは、マイページ上で、案件検索や選考状況の確認、チャットなどができればと考えています。

また、企業様に向けても、紙でのやりとりがなくせるような機能から構築していき、企業様向けのマイページを作っていきたいと考えています。そのための一歩として電子契約サービス「クラウドサイン」を導入しました。今までは契約の際には、ギークスから契約書を郵送して、企業様に押印していただいたのち返送してもらうというフローでした。クラウドサインを導入したことで、企業様に契約書を返送していただく手間を省けました。

やりたいことは、たくさんあります。しかし、開発リソースは限られているので、やりたいことに優先順位をつけて取り組んでいくことを大切にしています。ITフリーランスの方々・企業様にとって、一番大きな影響力を与えられることは何か、一番満足度が高まることは何かを考えて、優先順位をつけています。

今後も引き続き、ITフリーランスの方々・企業様がより便利だと感じられるサービスになるよう、今のやり方にとらわれずにゼロベースで考えて、様々なニーズに応えるための最適な方法を取り入れていきたいと考えています。

これからは、オフラインよりもオンラインでの接点がメインになると思っています。すると、ITフリーランスの方々・企業様・ギークスでシームレスな情報共有ができるかが重要になるので、3者がオンライン上で集まれるような場所を創りたいと考えています。企業様で新たに人材のニーズが発生した際の人材提案を素早くオンライン上で完結できたり、ITフリーランスの方が案件を探す際に、過去参画した企業からの評価データをもとによりマッチする企業をギークスから提案できたりなど、そんな形を実現できればと思っています。

期初に掲げたスローガン「たすけあい」は、メンバー全員に浸透し、それぞれの部署や個人のアイディアによって様々な形で体現されています。これからも、会社や自分自身を取り巻く環境や人の気持ちの変化を感じ取りながら「たすけあえる」行動ができるよう、感度の高いアンテナを持って業務に取り組んでまいります。